THT SALON：用SharePoint打造的公司內部平台

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2022年10月21日
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〜透過善用Microsoft365，培養公司文化〜

業務推進室（H）／雲端系統整合部（T）

請介紹一下導入公司入口網站的背景與過程。

（H）我們公司（THT）長期以來都致力於協助客戶推動DX（數位轉型），提供透過雲端技術來打造遠端工作環境，工程師派遣等服務。

隨著疫情期間遠端工作的迅速普及，員工之間的交流已不像以前到公司上班時那麼頻繁自然。雖然我們發現，包括SNS在內的各種通訊工具的確可以取代以往的電子郵件。但是關於如何共享總務資訊，部門之間日常互動的方式上，仍然暴露出不少問題與挑戰。

最初的出發點是想建立一個能在確保安全性的基礎上，既能讓大家輕鬆聊天，又可以跟去公司上班時一樣，直接向總務部門詢問各種事情的網站。於是決定在正式向客戶提案前，先在公司內部嘗試建置並實際運行，當成是一個實驗性質的LABO專案來推行。

請介紹一下決定使用Microsoft SharePoint的原因。

（H）其實從決定要選用SharePoint到真正導入，過程還滿曲折的。因為已有多家公司提供這種用於公司內部入口網站的服務，整體的運作方式相當成熟，功能也具吸引力。當初我們有考慮過直接導入這類現成服務，但後來顧慮到若要讓這些工具在公司內部真正落地，可能會增加不少在管理與維運上的負擔。

例如，使用這些服務可能需要額外申請帳號登入，或者因應不同的業務需求，必須在多個平台之間切換操作。這些原因讓此項目淪為紙上談兵，難以真正落實。

若手段與目的本末倒置，就失去了推動這個專案的意義。

為了打造一個可以輕鬆互動的空間，讓員工能自在地閒聊、分享私人近況，或是隨時向總務部門提出表單或文件申請，我們決定在大家日常早已習慣登入、幾乎無感操作的Microsoft365環境中，建構一個內部的交流平台。SharePoint正是最合適的應用程式。此外因為公司本來就已在使用Microsoft365，無需額外成本，這點也大大提升了此專案的可行性。

我們以「在公司內部入口網站上建立一個能聊工作以外話題的沙龍空間！」為出發點，將其命名為「THT-SALON」，並正式啟動建置。

整體設計是如何進行的？

（H）我們一開始是以新進員工為主要目標，「希望新進員工從這裡開始了解公司」這一角度進行設計。

整體定位為一個能夠簡化行政總務工作的基礎設施，員工可以在這裡查詢到公司規章制度、勞務相關資料、公告通知等，也能查看同仁的聯絡方式與個人簡介。

另外，我們也將公司的經營計畫納入其中，讓員工可以隨時了解公司的發展方向，並清楚掌握自己的工作在整體業務中的角色與定位。

此外，我們也將教學影片與資料整合在此平台，讓員工能有效利用空餘時間隨時進修。

再來，考慮到員工的工作環境多元（總公司上班、駐點、出差或居家工作等），我們希望這個平台能成為一個通用的基礎設施，讓跨部門交流、日常行政流程，甚至部屬培育都能更順利。

在版面設計上，我們把更新頻率高、互動性強的內容放在頁面上方，較固定的資訊則往下排。

同時我們也非常重視智能手機的可訪問性。

在建置過程中有遇到哪些困難？

（T）我們花了不少時間才掌握SharePoint的使用介面、功能限制，以及本身的一些特性。有些功能在網路上幾乎查不到相關資訊，這點讓我們非常意外。由於在設計與版面配置上自由度不高，我們花了不少時間去思考替代方案。不過，我們也因此理解了Microsoft的設計策略，與其提供過多自由選項，不如以簡化的方式引導使用者快速上手。自由度低，並不代表不好用。

就算功能實作完成，仍會不斷思考「對用戶來說是否真的方便使用」，因此不能只從工程師的角度出發，也必須結合設計思維。在建置過程中，我們將建置流程與技巧製作成內部手冊，因此積累了不少公司內部的知識資產。

導入後的實際使用情況如何？

（H）雖然是一個看似平凡的小功能，但「員工自我介紹頁面」獲得了相當不錯的回響，大家可以在此了解到其他同仁的個性與興趣。

這樣的新發現，往往能增加員工之間閒聊的機會，使工作上的交流也變得更加順暢、更有趣。此外，像是把原本分散各處的工作文檔集中存放在此統一管理，發布以前未發布過的工作相關資訊與推文，新增員工通訊錄等，這些都讓不同部門之間的交流變得比以往更加順暢。

未來的前景與挑戰是什麼？

（H）接下來，希望員工能夠養成使用習慣並更加積極地使用此系統。我們正在考慮增加資格證照相關資訊、日記接力等內容。作為LABO專案，如果使用者能像我們一樣，對這個平台充滿期待並積極使用，那對我們來說會是非常大的鼓勵。希望它能逐漸內化為新的公司文化。

當然，我們也特別注意不要讓整個平台變得過於偏重業務性，維持網站的輕鬆氛圍。

（T）未來，我們希望將這套系統進一步發展成公司雲端建置服務的可選包，並將其打包成元宇宙（metaverse）辦公室的起步型解決方案套件提供給客戶。

為了實現此理想，我們會持續累積實際的運營經驗，並挑戰SharePoint的更多可能性與極限。例如，單獨使用SharePoint的話它偏向PULL模式，使用者需自行點選頁面查找資訊。但結合PowerAutomate／PowerApps一起使用後，可以實現PUSH型的通知流程。我們相信這將成為一種低成本、高效能的解決方案，未來希望能將其推薦給更多企業使用。

最後有什麼話想對大家說的？

（H＆T）我們從UX（使用者體驗）出發，來設計UI（使用者介面），並以最小可行產品的方式建立系統，透過PDCA（計畫、執行、檢查、行動）持續優化。此外THT也進行共同研究開發，若貴公司有興趣展開新的專案合作，歡迎隨時與我們聯繫。