不輕易拒絕任何工作的兩個優勢

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2023年2月24日
讀畢需時 4 分鐘

〜關於「餘裕」的重要性〜

基礎架構解決方案部（N.M）

請介紹一下你的工作內容。

我目前作為派遣常駐於某大型能源公司，主要負責行動通訊的合約處理以及聯絡中心的管理工作。

對現在的工作有什麼感想？

老實說，我幾乎沒有感受到什麼工作壓力。原因有兩個：第一，我一直秉持著「不輕易拒絕工作的原則」；第二是因為我感受到客戶願意信任我，把事情交給我處理，這讓我產生了強烈的自我效能感。

可以具體談談「不拒絕原則」與「自我效能感」嗎？

「不輕易拒絕工作的原則」其實是受我第一份工作的前輩影響。那位前輩總是有求必應，我也在耳濡目染中自然養成了這樣的工作風格。不過要做到不輕易說不，就需要讓自己的工作狀態保有「餘裕」。因此我認為持續提升工作效率是非常重要的。

至於「自我效能感」，是因為客戶很信任我，在遇到問題時會直接把解決方法交由我來決定與執行。當然最終結果還是很重要的，但在資料蒐集或實際嘗試的過程中，並不會被規定「一定要怎樣怎樣」，因為沒有限制與壓力，我可以更靈活地處理事情，也讓我能真正享受工作的樂趣。

關於「提升工作效率」，有沒有具體案例可以分享？

舉例來說，客戶原本在處理行動通訊的帳單管理、借用設備的申請時，都是使用紙本表單。我主動提議將這些流程改為線上管理、電子支付。這不僅減輕了客戶的作業負擔，也讓我自己的工作變得更順、更有效率。這樣一來我就有時間去承接更多新任務，靈活應對客戶的新需求。

遇到新的問題時，你會如何應對？

嗯～如果曾經有處理過類似案例，我會先參考之前的經驗來應對。同時也會去請教比較懂的人來幫忙，或者四處打聽看看有沒有人有經驗。當然，Google老師也是我常用來查資料的好幫手。

如果是沒有遇到過的問題，我通常也是會去請教比較懂的人，或者在Google上查找相關資料。即使是平常工作上沒有往來的同事，只要知道對方名字，我就會直接跑去請教。碰到技術問題時，我可以請教公司裡的主管，這讓我覺得很有依靠。

你的工作動力是什麼？

當我提交的規格書或資料一次就過關的時候，是最有成就感的。那天晚上喝的酒也會特別好喝。

還有就是，當工作上有餘裕、心情也比較輕鬆時，我能更溫柔地對待孩子，整個家庭的氣氛也會變得很開心。「常常笑著面對生活」應該對美容也有幫助吧，又開心又能變美，真的是一舉兩得！

你覺得這份工作需要具備哪些能力？

就我來說，我認為「文字表達能力」與「溝通能力」是非常重要的。

所謂的「文字表達能力」，就是在撰寫文件時，要清楚知道讀者是誰，並用任何人都能理解、簡單明瞭的文字來撰寫，避免使用太難或太專業的詞彙。

可能有人覺得做行政工作不太需要「溝通能力」，但當我們遇到新的問題時，必須主動蒐集資訊，這時溝通技巧就會變得非常關鍵。

為了培養這些能力，你做了哪些努力或嘗試？

不論是工作中還是下班後，都會盡量保持學習的習慣。 舉例來說，我會在線上會議中，為了促進互動，會試著用小遊戲、問答或問卷的方式來進行意見徵詢。為了做到這點，我會積極去尋找所需的工具或應用程式。我喜歡一邊尋找有趣的工具或應用程式，一邊思考它們是否適合用在工作上。這不僅是為了讓自己享受工作，也是為了滿足自己的好奇心。同時也能帶給周圍人一些新的刺激，並且增進對彼此的了解。

此外，私生活中我是孩子幼兒園畢業典禮委員會的成員，在製作畢業留言冊以及祝福卡片的時候，發現一款可以去除照片背景的圖像編輯App，覺得以後說不定能在工作上派上用場。

最近有什麼讓你特別感興趣的嗎？

目前還有很多工作，其實是不需要客戶親自處理的。我希望能作為窗口承接這些工作並解決問題。雖然我一直努力確保有足夠的「餘裕」，可以隨時應對客戶的臨時需求。但畢竟我個人的時間與精力是有限的，所以我也希望能逐步擴充更多派遣夥伴，建立起一個能長期維持「餘裕」的團隊運作模式。

最後請給讀者一句話作為結語。

如果有任何與工作相關的問題，歡迎隨時來找我討論，我會和你一起尋找最合適的解決方法。

我總是會留出足夠的彈性空間，確保能隨時提供協助，這也可以說是我的一個強項。

通過簡單易懂的保持工作動力的方法來提高工作效率，讓我受益良多！

M女士，非常感謝您的寶貴分享！