在資料製作上追求精益求精

已更新：10月23日

為了避免溝通誤解，

網路解決方案部

是的。雖然統稱為「資料製作」，但其實這一工作涵蓋範圍很廣。包括需求規格書、各種設計書、測試規格書、SOP(標準作業程序書)、進度管理表、操作手冊等等。

有關設備的資料，我們會在確認完每個製造商提供的最新版本資料內容後，根據專案需求重新編輯。

為了避免遇到緊急狀況時找不到文件、不知道寫在哪裡、看不懂意思等情況發生，我會不斷努力的去完善資料。

在緊急狀況下因為找不到相關資料而無法工作的話，的確會非常困擾。保持資訊更新非常重要，但是這應該挺耗時耗力的吧。

沒錯。其實「製作資料」這一工作背後的本質是「明確訂定作業指引」。這些資料中既明確定義了每個團隊、每個小組的行動方針、作業內容與責任範圍，也清楚列出執行步驟。目的是讓每個人都理解並遵守相同的規則、使用相同的語言。

此外，這些文件有時也會作為合約的附件，因為在發生爭議時，也能作為具法律效力的佐證資料使用。

聽你這麼一說，就能理解為甚麼每個字句都必須再三斟酌。真的是責任重大的工作。

通常我們會以客戶現行使用的範本為基礎，再根據實際需求做調整使其更易於使用。過去資料的累積非常重要，對我們後續的工作也很有參考價值。大致流程如下：

看來前期的準備工作真的很關鍵呢。

首先，在列出整體項目的時候，就會請主管確認整體方向是否正確，這是一個很重要的步驟。

其次，統一範本中各章節的標題與正文書式（例如：字型、字體大小、語尾的用語風格〈如「敬體」或「常體」〉、標點符號的使用方式等）也是很重要的一環。

另外，在文件中事先清楚標明所使用術語的定義，可以避免用詞錯誤或表述不一致的情況，也能減少後續修改的返工。

如果讓他人直接修改文件，有時會發生格式跑掉或沒注意到的小錯誤。比如說，Excel的分頁位置跑掉，結果卻被當作正式版提交給客戶。這種小細節很容易變成大麻煩。所以在收到修改指示時，我都會堅持從頭到尾使用自己手上的原始檔來改，這也是我工作上的一個小技巧。

像是製作SOP(標準作業程序書)或測試規格書，我也會從實際使用者的角度去確認，「作業結果的判斷標準是否清楚明確、是否有模糊不清的地方」。

真是獲益良多！

雖然根據資料的種類會有所不同，但有一點是共通的：必須根據使用者的不同，例如專家、客戶、工程師或廠商等，調整資訊內容，確保對方能取得真正需要的資訊。

比方說，針對熟悉IT的客戶與不熟悉IT的客戶，我們在製作說明文件時，甚至會從用詞本身開始做調整。甚至會去思考對方是比較適合看紙本、PDF還是影片，總之就是以「對方容易理解」為優先考量。

原來除了專業知識與撰寫技巧，懂得從使用者的角度出發也同樣重要呢。

是的。我也會參與像是導入作業、或是更前期的驗證流程、結果彙整等等。

有時即使我並未實際參與項目，也需要製作SOP(標準作業程序書)或測試規格書。因此為了製作出更完整、沒漏洞的資料，我會主動參與一些測試工作。

一邊實際動手操作，一邊調整資料內容的正確性。這讓我感受到你身為專業人士的堅持與講究。

其實我會刻意提早在截止日期前把資料提交出去，好讓審閱的人有足夠的時間可以確認。所以當大家說我動作很快、文件準備得很迅速時，我真的會覺得很開心。此外，我們部門的內部審查能力也常受到好評。

謝謝你的分享！ 沒想到這些關鍵時刻會派上用場的資料，背後竟然有這麼多細節與講究，真的很佩服！